KI im Handwerksbetrieb: Wo die Werkzeuge im Büro helfen und wo Grenzen liegen

In einer Blitzumfrage der Handwerkskammer Münster unter rund 300 Betrieben gaben Anfang 2026 53 Prozent an, KI bereits zu nutzen oder den Einsatz zu planen beziehungsweise zu prüfen. Etwa ein Drittel arbeitet im Alltag aktiv damit. Genutzt wird KI vor allem in Verwaltung, Marketing und Kundenkommunikation. Als Hemmnisse nannten die Betriebe fehlende Kenntnisse und Schulungsangebote sowie Datenschutz und Datensicherheit.

Wofür sich KI-Werkzeuge im Betriebsalltag eignen

Aus ein paar Stichpunkten formuliert ein Sprachmodell eine verständliche Leistungsbeschreibung oder das Anschreiben zum Angebot. Die Kalkulation gehört weiter in die Handwerkersoftware. Sprachmodelle rechnen unzuverlässig und liefern gelegentlich Werte, die plausibel klingen und trotzdem falsch sind. Mengen, Maße und Preise prüfen Sie deshalb vor dem Versand selbst.

Bei der Baustellendokumentation wandeln viele Apps gesprochene Notizen in Text um und ordnen Fotos dem Auftrag zu. Spracherkennung verwechselt allerdings Zahlen und Fachbegriffe, und ein Bautagebuch mit falschen Maßen hilft im Streitfall niemandem.

Eingehende Kundenanfragen kann KI vorsortieren und mit Antwortentwürfen versehen. Abschicken sollte sie ein Mensch, sobald es um Termine, Preise oder Mängel geht.

Kundendaten gehören nicht in jedes Werkzeug

Name, Anschrift und Fotos aus einer Wohnung sind personenbezogene Daten. Geben Beschäftigte sie in einen Cloud-Dienst ein, verarbeitet der Anbieter sie in der Regel im Auftrag des Betriebs. Dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ob ein Anbieter einen solchen Vertrag anbietet und ob er Eingaben zum Training seiner Modelle nutzt, steht in seinen Vertragsbedingungen. In der Praxis heißt das: ein Geschäftskonto mit Auftragsverarbeitungsvertrag nutzen oder Kundendaten vor der Eingabe entfernen.

Bilder aus dem KI-Generator

Nach § 2 Abs. 2 UrhG sind nur persönliche geistige Schöpfungen geschützt. Ein Bild, das ein Programm weitgehend selbstständig erzeugt, erfüllt das nach überwiegender Auffassung nicht, höchstrichterlich geklärt ist die Frage aber nicht. Anderen die Nutzung eines solchen Bildes zu untersagen, dürfte deshalb schwierig sein. Ob die gewerbliche Nutzung erlaubt ist, regeln die Lizenzbedingungen des Werkzeugs. Als Referenz für eigene Arbeiten taugen nur echte Fotos.

KI-Kompetenz ist seit Februar 2025 Pflicht

Art. 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. Wer ein KI-System beruflich nutzt, ist Betreiber im Sinne der Verordnung und muss Maßnahmen ergreifen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass die Beschäftigten über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Eine bestimmte Schulungsform schreibt die Verordnung nicht vor, die Bundesnetzagentur empfiehlt aber, die Maßnahmen zu dokumentieren. Ein praktikabler Einstieg ist eine kurze schriftliche Regel, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten nicht hineingehören, dazu eine Einweisung mit Datum und Teilnehmerliste.

Nachtrag (November 2026): Die Verordnung (EU) 2026/1744 hat Art. 4 im Juli 2026 abgeschwächt. Betriebe müssen nun Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen, ein bestimmtes Niveau müssen sie nicht mehr sicherstellen. Die Pflicht selbst besteht weiter.