IA en la empresa artesana: dónde ayudan las herramientas en la oficina y dónde están los límites

En una encuesta rápida de la Cámara de Oficios de Münster (Handwerkskammer Münster) a unas 300 empresas, a principios de 2026 el 53 por ciento declaró que ya utilizaba IA o que planeaba o estaba estudiando su uso. Aproximadamente un tercio trabaja activamente con ella en el día a día. La IA se utiliza sobre todo en la administración, el marketing y la comunicación con clientes. Como obstáculos, las empresas mencionaron la falta de conocimientos y de oferta formativa, así como la protección y la seguridad de los datos.

Para qué sirven las herramientas de IA en el día a día de la empresa

A partir de unas pocas notas, un modelo de lenguaje redacta una descripción de servicios comprensible o la carta que acompaña al presupuesto. El cálculo sigue correspondiendo al software de gestión del oficio. Los modelos de lenguaje calculan de forma poco fiable y a veces dan valores que suenan plausibles y aun así son erróneos. Por eso, revise usted mismo las cantidades, medidas y precios antes de enviar nada.

En la documentación de obra, muchas aplicaciones convierten notas habladas en texto y asignan las fotos al encargo. Sin embargo, el reconocimiento de voz confunde cifras y términos técnicos, y un diario de obra con medidas erróneas no ayuda a nadie en caso de litigio.

La IA puede preclasificar las consultas de clientes que llegan y añadirles borradores de respuesta. Pero debería enviarlas una persona en cuanto se trate de citas, precios o defectos.

Los datos de los clientes no deben introducirse en cualquier herramienta

El nombre, la dirección y las fotos de una vivienda son datos personales. Si los empleados los introducen en un servicio en la nube, el proveedor los trata por regla general por encargo de la empresa. Para ello se necesita un contrato de encargo del tratamiento según el Art. 28 RGPD (DSGVO). Si un proveedor ofrece un contrato de este tipo y si utiliza lo que se introduce para entrenar sus modelos figura en sus condiciones contractuales. En la práctica, esto significa usar una cuenta empresarial con contrato de encargo del tratamiento o eliminar los datos de los clientes antes de introducirlos.

Imágenes del generador de IA

Según el § 2 Abs. 2 UrhG, solo están protegidas las creaciones intelectuales personales. Según la opinión mayoritaria, una imagen que un programa genera de forma en gran medida autónoma no cumple este requisito, aunque la cuestión no ha sido resuelta por el tribunal supremo. Por eso, probablemente sea difícil prohibir a otros el uso de una imagen así. Si se permite el uso comercial lo regulan las condiciones de licencia de la herramienta. Como referencia de trabajos propios solo sirven las fotos reales.

La alfabetización en IA es obligatoria desde febrero de 2025

El Art. 4 del Reglamento de IA se aplica desde el 2 de febrero de 2025. Quien utiliza un sistema de IA en el ámbito profesional es responsable del despliegue en el sentido del Reglamento y debe adoptar medidas para garantizar, en la mayor medida posible, que los empleados tengan un nivel suficiente de alfabetización en IA. El Reglamento no prescribe ninguna forma concreta de formación, pero la Agencia Federal de Redes (Bundesnetzagentur) recomienda documentar las medidas. Un punto de partida práctico es una breve norma por escrito sobre qué herramientas están permitidas y qué datos no deben introducirse en ellas, junto con una instrucción con fecha y lista de participantes.

Addenda (noviembre de 2026): el Reglamento (UE) 2026/1744 suavizó el Art. 4 en julio de 2026. Ahora las empresas deben adoptar medidas para apoyar la alfabetización en IA de su personal, pero ya no tienen que garantizar un nivel determinado. La obligación en sí sigue existiendo.