Jährliche Unterweisung im Arbeitsschutz: Fristen und Nachweis richtig planen

Viele Betriebe legen im Dezember fest, wann im kommenden Jahr unterwiesen wird. Grundlage ist § 12 ArbSchG: Der Arbeitgeber unterweist die Beschäftigten während der Arbeitszeit ausreichend und angemessen, zugeschnitten auf ihren Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich. Fällig ist die Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit, also bei der Einstellung, bei veränderten Aufgaben und bei neuen Arbeitsmitteln oder Technologien. Bei Leiharbeit liegt die Pflicht beim Entleiher.

Woher die Jahresfrist kommt

Das Arbeitsschutzgesetz verlangt nur, die Unterweisung an die Entwicklung der Gefährdungen anzupassen und erforderlichenfalls regelmäßig zu wiederholen. Konkreter wird die Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 1: Nach § 4 muss die Unterweisung mindestens einmal jährlich erfolgen und dokumentiert werden. Die Inhalte sind in verständlicher Weise zu vermitteln.

Mehrere Verordnungen enthalten eigene Vorgaben:

• § 12 BetrSichV: vor der ersten Verwendung von Arbeitsmitteln, danach mindestens einmal jährlich; Datum und Namen der Unterwiesenen sind schriftlich festzuhalten.
• § 6 ArbStättV: mindestens jährlich, unter anderem zu Erster Hilfe, Brandschutz und Fluchtwegen.
• § 14 GefStoffV: bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen mündlich und arbeitsplatzbezogen anhand der Betriebsanweisung, mindestens jährlich; Inhalt und Zeitpunkt sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen.
• § 29 JArbSchG: Jugendliche sind mindestens halbjährlich erneut zu unterweisen.

Für die Jahresplanung heißt das: Auszubildende unter 18 Jahren brauchen einen eigenen Termin im Kalender, sonst fällt die zweite Unterweisung im Jahr leicht unter den Tisch.

Was in den Nachweis gehört

Aus den Vorschriften ergibt sich ein Mindestinhalt: Datum, Namen der Teilnehmenden und die behandelten Themen, bei Gefahrstoffen zusätzlich die Unterschrift. Sinnvoll ist es, auch die unterweisende Person und die verwendete Betriebsanweisung zu nennen. Eine Liste mit Unterschriften unter der Überschrift „Sicherheitsunterweisung“ ohne Angabe der Themen lässt im Nachhinein kaum erkennen, worüber gesprochen wurde.

Neben dem Jahrestermin bleiben die Anlässe aus § 12 ArbSchG bestehen. Kommt im März eine neue Maschine, wird vor ihrer Nutzung unterwiesen und nicht erst beim nächsten Jahrestermin.

Lernprogramme als Hilfsmittel

Elektronische Unterweisungen können die persönliche Unterweisung unterstützen. Die DGUV nennt dafür nach DGUV Regel 100-001 drei Bedingungen: Die Inhalte sind arbeitsplatzspezifisch aufbereitet, es findet eine Verständnisprüfung statt, und ein Gespräch zwischen Beschäftigten und Unterweisenden ist jederzeit möglich. Ein allgemeines Video ohne Bezug zum eigenen Betrieb genügt dem nicht. Bei Beschäftigten mit geringen Deutschkenntnissen muss die Unterweisung in einer Form und Sprache erfolgen, die sie verstehen; § 14 GefStoffV sagt das für Gefahrstoffe ausdrücklich.