Formación anual en prevención de riesgos laborales: planificar correctamente plazos y justificantes

Muchas empresas fijan en diciembre cuándo se impartirá la formación en seguridad el año siguiente. La base es el § 12 ArbSchG: el empleador forma a los empleados durante la jornada laboral de manera suficiente y adecuada, adaptada a su puesto de trabajo o ámbito de tareas. La formación debe impartirse antes del inicio de la actividad, es decir, en la contratación, cuando cambian las tareas y cuando se introducen nuevos equipos de trabajo o tecnologías. En el trabajo cedido por empresas de trabajo temporal, la obligación recae en la empresa usuaria.

De dónde procede el plazo anual

La Ley de Prevención de Riesgos Laborales (Arbeitsschutzgesetz) solo exige adaptar la formación a la evolución de los riesgos y repetirla periódicamente si es necesario. Más concreta es la norma de prevención de accidentes DGUV Vorschrift 1: según su § 4, la formación debe impartirse al menos una vez al año y documentarse. Los contenidos deben transmitirse de forma comprensible.

Varios reglamentos contienen requisitos propios:

• § 12 BetrSichV: antes del primer uso de los equipos de trabajo y, después, al menos una vez al año; la fecha y los nombres de las personas formadas deben registrarse por escrito.
• § 6 ArbStättV: al menos una vez al año, entre otras cosas sobre primeros auxilios, protección contra incendios y vías de evacuación.
• § 14 GefStoffV: en actividades con sustancias peligrosas, de forma oral y referida al puesto de trabajo a partir de las instrucciones de trabajo, al menos una vez al año; el contenido y la fecha deben registrarse por escrito y las personas formadas deben confirmarlo con su firma.
• § 29 JArbSchG: los menores deben recibir de nuevo la formación al menos cada seis meses.

Para la planificación anual esto significa: los aprendices menores de 18 años necesitan una cita propia en el calendario; de lo contrario, la segunda formación del año se olvida con facilidad.

Qué debe constar en el justificante

De las normas se deduce un contenido mínimo: fecha, nombres de los participantes y temas tratados y, en el caso de sustancias peligrosas, además la firma. Conviene indicar también la persona que imparte la formación y las instrucciones de trabajo utilizadas. Una lista de firmas bajo el título «Formación en seguridad» sin indicación de los temas apenas permite saber después de qué se habló.

Además de la fecha anual, se mantienen los motivos del § 12 ArbSchG. Si en marzo llega una máquina nueva, la formación se imparte antes de utilizarla y no en la siguiente fecha anual.

Programas de aprendizaje como herramienta

Las formaciones electrónicas pueden apoyar la formación presencial. Según la DGUV Regel 100-001, la DGUV establece para ello tres condiciones: los contenidos están preparados de forma específica para el puesto de trabajo, se realiza una comprobación de la comprensión y es posible en cualquier momento una conversación entre los empleados y quien imparte la formación. Un vídeo genérico sin relación con la propia empresa no cumple estos requisitos. En el caso de empleados con pocos conocimientos de alemán, la formación debe impartirse en una forma y un idioma que entiendan; el § 14 GefStoffV lo establece expresamente para las sustancias peligrosas.