Istruzione annuale sulla sicurezza sul lavoro: pianificare correttamente scadenze e documentazione

Molte imprese stabiliscono a dicembre quando si terranno le istruzioni nell'anno successivo. La base è il § 12 ArbSchG: il datore di lavoro istruisce i lavoratori durante l'orario di lavoro in modo sufficiente e adeguato, con riferimento specifico al loro posto di lavoro o ambito di attività. L'istruzione va impartita prima dell'inizio dell'attività, quindi all'assunzione, in caso di cambio di mansioni e con nuove attrezzature di lavoro o tecnologie. In caso di somministrazione di lavoro l'obbligo spetta all'impresa utilizzatrice.

Da dove viene la scadenza annuale

La legge sulla tutela della salute e della sicurezza sul lavoro (Arbeitsschutzgesetz) richiede solo di adeguare l'istruzione all'evoluzione dei rischi e, se necessario, di ripeterla regolarmente. Più concreta è la norma antinfortunistica DGUV Vorschrift 1: secondo il § 4 l'istruzione deve avvenire almeno una volta all'anno ed essere documentata. I contenuti vanno trasmessi in modo comprensibile.

Diversi regolamenti contengono prescrizioni proprie:

• § 12 BetrSichV: prima del primo utilizzo delle attrezzature di lavoro, poi almeno una volta all'anno; data e nomi delle persone istruite vanno registrati per iscritto.
• § 6 ArbStättV: almeno una volta all'anno, tra l'altro su primo soccorso, prevenzione incendi e vie di fuga.
• § 14 GefStoffV: per le attività con sostanze pericolose, a voce e con riferimento al posto di lavoro sulla base delle istruzioni operative, almeno una volta all'anno; contenuto e data vanno registrati per iscritto e confermati con la firma dalle persone istruite.
• § 29 JArbSchG: i giovani vanno istruiti di nuovo almeno ogni sei mesi.

Per la pianificazione annuale significa che gli apprendisti con meno di 18 anni hanno bisogno di una data apposita in calendario, altrimenti la seconda istruzione dell'anno rischia facilmente di essere dimenticata.

Cosa va inserito nella documentazione

Dalle norme risulta un contenuto minimo: data, nomi dei partecipanti e argomenti trattati, per le sostanze pericolose anche la firma. È utile indicare anche la persona che ha impartito l'istruzione e le istruzioni operative utilizzate. Un elenco di firme sotto il titolo «Istruzione sulla sicurezza» senza indicazione degli argomenti non permette, a posteriori, di capire di cosa si sia parlato.

Oltre alla data annuale restano validi i motivi previsti dal § 12 ArbSchG. Se a marzo arriva una nuova macchina, l'istruzione si tiene prima del suo utilizzo e non solo alla successiva scadenza annuale.

I programmi di apprendimento come supporto

Le istruzioni elettroniche possono affiancare l'istruzione in presenza. Secondo la DGUV Regel 100-001 la DGUV pone tre condizioni: i contenuti sono preparati in modo specifico per il posto di lavoro, si svolge una verifica della comprensione e un colloquio tra lavoratori e istruttori è possibile in qualsiasi momento. Un video generico senza riferimento alla propria azienda non soddisfa questi requisiti. Per i lavoratori con scarse conoscenze del tedesco l'istruzione deve avvenire in una forma e in una lingua che comprendono; il § 14 GefStoffV lo dice espressamente per le sostanze pericolose.