Coroczny instruktaż BHP: jak prawidłowo zaplanować terminy i dokumentację

Wiele firm ustala w grudniu, kiedy w kolejnym roku odbędą się instruktaże. Podstawą jest § 12 ArbSchG: pracodawca instruuje pracowników w czasie pracy w sposób wystarczający i odpowiedni, dostosowany do ich stanowiska pracy lub zakresu zadań. Instruktaż należy przeprowadzić przed podjęciem pracy, czyli przy zatrudnieniu, przy zmianie zadań oraz przy nowych narzędziach pracy lub technologiach. W przypadku pracy tymczasowej obowiązek spoczywa na pracodawcy użytkowniku.

Skąd się bierze termin roczny

Ustawa o bezpieczeństwie i higienie pracy (Arbeitsschutzgesetz) wymaga jedynie, aby instruktaż dostosowywać do zmian zagrożeń i w razie potrzeby regularnie powtarzać. Konkretniejszy jest przepis o zapobieganiu wypadkom DGUV Vorschrift 1: zgodnie z § 4 instruktaż musi odbywać się co najmniej raz w roku i być dokumentowany. Treści należy przekazywać w zrozumiały sposób.

Kilka rozporządzeń zawiera własne wymogi:

• § 12 BetrSichV: przed pierwszym użyciem narzędzi pracy, a następnie co najmniej raz w roku; datę i nazwiska poinstruowanych należy zapisać na piśmie.
• § 6 ArbStättV: co najmniej raz w roku, między innymi w zakresie pierwszej pomocy, ochrony przeciwpożarowej i dróg ewakuacyjnych.
• § 14 GefStoffV: przy pracach z substancjami niebezpiecznymi ustnie i w odniesieniu do stanowiska pracy na podstawie instrukcji stanowiskowej, co najmniej raz w roku; treść i termin należy zapisać na piśmie, a poinstruowani potwierdzają je podpisem.
• § 29 JArbSchG: młodocianych należy instruować ponownie co najmniej co pół roku.

Dla planowania rocznego oznacza to: uczniowie poniżej 18 lat potrzebują osobnego terminu w kalendarzu, inaczej drugi instruktaż w roku łatwo może zostać pominięty.

Co powinna zawierać dokumentacja

Z przepisów wynika minimalna treść: data, nazwiska uczestników i omówione tematy, a w przypadku substancji niebezpiecznych dodatkowo podpis. Warto podać także osobę prowadzącą instruktaż i wykorzystaną instrukcję stanowiskową. Lista z podpisami pod nagłówkiem „Instruktaż bezpieczeństwa” bez podania tematów po fakcie prawie nie pozwala ustalić, o czym rozmawiano.

Oprócz terminu rocznego nadal obowiązują okoliczności wymienione w § 12 ArbSchG. Jeśli w marcu pojawi się nowa maszyna, instruktaż przeprowadza się przed rozpoczęciem jej używania, a nie dopiero przy kolejnym terminie rocznym.

Programy e-learningowe jako narzędzie pomocnicze

Instruktaże elektroniczne mogą wspierać instruktaż osobisty. DGUV podaje w tym zakresie, zgodnie z DGUV Regel 100-001, trzy warunki: treści są przygotowane pod kątem konkretnego stanowiska pracy, odbywa się sprawdzenie zrozumienia, a rozmowa między pracownikami a osobami prowadzącymi instruktaż jest możliwa w każdej chwili. Ogólny film bez związku z własną firmą tego nie spełnia. W przypadku pracowników ze słabą znajomością niemieckiego instruktaż musi odbywać się w formie i w języku, które rozumieją; § 14 GefStoffV mówi to wprost w odniesieniu do substancji niebezpiecznych.