Instruction annuelle en santé et sécurité au travail : bien planifier les échéances et les justificatifs

De nombreuses entreprises fixent en décembre les dates des instructions de l'année suivante. La base est le § 12 ArbSchG : l'employeur instruit les salariés pendant le temps de travail, de manière suffisante et appropriée, en fonction de leur poste ou de leur domaine d'activité. L'instruction est due avant la prise de fonction, c'est-à-dire lors de l'embauche, en cas de changement de tâches et lors de l'introduction de nouveaux équipements de travail ou de nouvelles technologies. En cas de travail intérimaire, l'obligation incombe à l'entreprise utilisatrice.

D'où vient le délai annuel

La loi sur la santé et la sécurité au travail (Arbeitsschutzgesetz) exige seulement d'adapter l'instruction à l'évolution des risques et de la répéter régulièrement si nécessaire. Le règlement de prévention des accidents DGUV Vorschrift 1 est plus précis : selon son § 4, l'instruction doit avoir lieu au moins une fois par an et être documentée. Les contenus doivent être transmis de manière compréhensible.

Plusieurs ordonnances contiennent leurs propres exigences :

• § 12 BetrSichV : avant la première utilisation d'équipements de travail, puis au moins une fois par an ; la date et les noms des personnes instruites doivent être consignés par écrit.
• § 6 ArbStättV : au moins une fois par an, notamment sur les premiers secours, la protection incendie et les voies d'évacuation.
• § 14 GefStoffV : pour les activités impliquant des substances dangereuses, oralement et au poste de travail sur la base de la consigne de travail, au moins une fois par an ; le contenu et la date doivent être consignés par écrit et confirmés par la signature des personnes instruites.
• § 29 JArbSchG : les jeunes doivent être instruits de nouveau au moins tous les six mois.

Pour la planification annuelle, cela signifie : les apprentis de moins de 18 ans ont besoin d'une date propre dans le calendrier, sinon la deuxième instruction de l'année passe facilement à la trappe.

Ce que doit contenir le justificatif

Les réglementations définissent un contenu minimal : la date, les noms des participants et les thèmes traités, avec en plus la signature pour les substances dangereuses. Il est utile de mentionner aussi la personne qui a dispensé l'instruction et la consigne de travail utilisée. Une liste de signatures sous le titre « Instruction de sécurité » sans indication des thèmes ne permet guère, après coup, de savoir de quoi il a été question.

Outre la date annuelle, les motifs prévus au § 12 ArbSchG restent applicables. Si une nouvelle machine arrive en mars, l'instruction a lieu avant son utilisation et non à la prochaine date annuelle.

Les programmes d'apprentissage comme outil

Les instructions électroniques peuvent compléter l'instruction en personne. Selon la DGUV Regel 100-001, la DGUV pose trois conditions : les contenus sont adaptés au poste de travail, la compréhension est vérifiée et un échange entre les salariés et la personne qui instruit est possible à tout moment. Une vidéo générale sans lien avec l'entreprise ne suffit pas. Pour les salariés ayant de faibles connaissances en allemand, l'instruction doit être donnée sous une forme et dans une langue qu'ils comprennent ; le § 14 GefStoffV le précise expressément pour les substances dangereuses.