E-fatura alma: 2025'ten bu yana gelen faturaları nasıl organize edersiniz

1 Ocak 2025'ten bu yana § 14 UStG'deki yeni fatura tanımı geçerli. Buna göre elektronik fatura yalnızca yapılandırılmış elektronik bir formatta düzenlenen, iletilen ve alınan ve elektronik olarak işlenebilen faturadır. E-postayla gönderilen bir PDF dosyası bu kapsama girmez. Kâğıt fatura gibi “diğer fatura” sayılır.

İşletmelerin çoğu e-fatura düzenlemek zorunda ancak daha sonra kalacak. Ancak Almanya'daki bir tedarikçi e-fatura gönderir göndermez her şirketin bunu şimdiden alabilmesi gerekiyor. Bu, küçük işletmeler ve ağırlıklı olarak vergiden muaf satış yapan işletmeler için de geçerli. Gönderenin bunun için alıcının onayına ihtiyacı yok.

E-fatura olarak neler sayılır

Formatın Avrupa standardı EN 16931'e uygun olması gerekir. Almanya'da bunlar özellikle XRechnung ve 2.0.1 sürümünden itibaren hibrit format ZUGFeRD'dir. BMF'nin görüşüne göre ZUGFeRD'nin MINIMUM ve BASIC-WL profilleri gereksinimleri karşılamaz. 250 Euro'ya kadar olan küçük tutarlı faturalar ve yolcu biletleri diğer fatura olarak gelmeye devam edebilir.

Fatura almak için bir e-posta kutusu yeterli

BMF, fatura almak için bir e-posta kutusu sağlamanızı yeterli görüyor. Bir portal veya özel bir iletim yolu zorunlu değil. Uygulamada, eklerin kişisel posta kutularında unutulmaması için yalnızca faturalara ayrılmış bir adres kullanmak faydalıdır.

Asıl zor olan okumaktır. XRechnung, uygun bir program olmadan neredeyse kimsenin kontrol edemeyeceği bir XML dosyasıdır. Henüz içe aktarma işlevi olan bir muhasebe yazılımı kullanmayanların, dosyayı okunur şekilde gösteren en azından bir görüntüleyiciye ihtiyacı vardır. ZUGFeRD'de normal bir PDF görürsünüz, ancak vergi açısından belirleyici olan gömülü XML bölümüdür.

Kontrol etme, onaylama, saklama

• Yapılandırılmış verilerdeki zorunlu bilgileri kontrol edin ve yalnızca görüntülenen sürüme güvenmeyin.
• Bir faturayı içerik açısından kimin onaylayacağını ve faturanın muhasebeye veya vergi bürosuna hangi yolla ulaşacağını belirleyin.
• E-faturayı geldiği formatta elektronik olarak saklayın. Arşiv için kâğıt çıktı yeterli değildir.

Geçiş süresi 2027'ye kadar sürüyor

2025 ve 2026 yıllarındaki satışlar için tedarikçiler hâlâ kâğıt veya onayınızla PDF fatura gönderebilir (§ 27 Abs. 38 UStG). 2027 yılında bu yalnızca önceki yıl toplam cirosu en fazla 800.000 Euro olan fatura düzenleyenler için geçerli olacak, 2028'den itibaren ise artık hiç kimse için. Yani gelen faturalar içinde yapılandırılmış faturaların payı adım adım artıyor. Bugün birkaç tekil vakayla işleyen bir iş akışı, o zamana kadar büyük miktarlarla da başa çıkabilmelidir.