Primirea facturilor electronice: cum organizați fluxul de facturi primite din 2025

Din 1 ianuarie 2025 se aplică noua definiție a facturii din § 14 UStG. Potrivit acesteia, o factură electronică este doar o factură emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat, care poate fi prelucrată electronic. Un fișier PDF trimis prin e-mail nu intră în această categorie. Acesta este considerat, ca și factura pe hârtie, „altă factură”.

Majoritatea firmelor trebuie să emită facturi electronice abia mai târziu. Orice firmă trebuie însă să le poată primi încă de acum, de îndată ce un furnizor din Germania le trimite. Acest lucru este valabil și pentru micii întreprinzători și pentru firmele cu operațiuni preponderent scutite de taxă. Expeditorul nu are nevoie în acest scop de acordul destinatarului.

Ce este considerat factură electronică

Formatul trebuie să corespundă standardului european EN 16931. În Germania, acestea sunt mai ales XRechnung și formatul hibrid ZUGFeRD începând cu versiunea 2.0.1. Profilurile ZUGFeRD MINIMUM și BASIC-WL nu îndeplinesc cerințele, în opinia BMF. Facturile de valoare mică de până la 250 de euro și biletele de călătorie pot sosi în continuare ca altă factură.

O căsuță de e-mail este suficientă pentru primire

BMF consideră suficient să puneți la dispoziție o căsuță de e-mail pentru primire. Un portal sau o cale specială de transmitere nu sunt obligatorii. În practică merită o adresă separată doar pentru facturi, ca atașamentele să nu rămână uitate în căsuțele personale.

Mai dificilă este citirea. O XRechnung este un fișier XML pe care aproape nimeni nu îl poate verifica fără un program potrivit. Cine nu folosește încă un software de contabilitate cu funcție de import are nevoie cel puțin de un vizualizator care afișează fișierul într-o formă lizibilă. La ZUGFeRD vedeți un PDF obișnuit, însă relevantă fiscal este partea XML încorporată.

Verificare, aprobare, păstrare

• Verificați mențiunile obligatorii în datele structurate și nu vă bazați doar pe reprezentarea vizuală.
• Stabiliți cine aprobă o factură din punct de vedere al conținutului și pe ce cale ajunge aceasta la contabilitate sau la biroul de consultanță fiscală.
• Păstrați factura electronică în format electronic, în formatul în care a fost primită. O copie tipărită nu este suficientă pentru arhivă.

Perioada de tranziție durează până în 2027

Pentru livrările și prestările din anii 2025 și 2026, furnizorii pot trimite încă facturi pe hârtie sau, cu acordul dumneavoastră, facturi PDF (§ 27 Abs. 38 UStG). În anul 2027, acest lucru se mai aplică doar emitenților a căror cifră de afaceri totală din anul precedent a fost de cel mult 800.000 de euro, iar din 2028 nimănui. Ponderea facturilor structurate primite crește, așadar, treptat. Un flux care funcționează astăzi cu câteva cazuri izolate ar trebui să facă față până atunci și unor volume mari.