Recevoir des factures électroniques : comment organiser la réception des factures depuis 2025

Depuis le 1er janvier 2025, la nouvelle définition de la facture prévue au § 14 UStG s'applique. Selon celle-ci, une facture électronique est uniquement une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré et pouvant être traitée électroniquement. Un fichier PDF envoyé par e-mail n'en fait pas partie. Comme la facture papier, il est considéré comme une « autre facture ».

La plupart des entreprises ne devront émettre des factures électroniques que plus tard. En revanche, toute entreprise doit dès maintenant pouvoir les recevoir dès qu'un fournisseur établi en Allemagne en envoie. Cela vaut aussi pour les petites entreprises (Kleinunternehmer) et pour les entreprises réalisant principalement des opérations exonérées. L'expéditeur n'a pas besoin pour cela de l'accord du destinataire.

Ce qui est considéré comme une facture électronique

Le format doit être conforme à la norme européenne EN 16931. En Allemagne, il s'agit surtout de la XRechnung et du format hybride ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1. Selon le BMF, les profils ZUGFeRD MINIMUM et BASIC-WL ne satisfont pas aux exigences. Les factures de faible montant jusqu'à 250 euros et les titres de transport peuvent continuer d'être envoyés sous forme d'autre facture.

Une boîte e-mail suffit pour la réception

Le BMF admet qu'une boîte e-mail mise à disposition pour la réception suffit. Un portail ou un canal de transmission particulier n'est pas obligatoire. En pratique, une adresse dédiée aux seules factures est utile, afin que les pièces jointes ne restent pas dans des boîtes personnelles.

La lecture est plus délicate. Une XRechnung est un fichier XML que presque personne ne peut vérifier sans logiciel adapté. Si vous n'utilisez pas encore de logiciel de comptabilité avec fonction d'import, il vous faut au moins une visionneuse qui affiche le fichier de manière lisible. Avec ZUGFeRD, vous voyez un PDF ordinaire, mais c'est la partie XML intégrée qui fait foi sur le plan fiscal.

Contrôler, valider, conserver

• Vérifiez les mentions obligatoires dans les données structurées et ne vous fiez pas uniquement à la représentation visuelle.
• Définissez qui valide une facture sur le fond et par quel circuit elle parvient à la comptabilité ou au cabinet.
• Conservez la facture électronique sous forme électronique, dans le format dans lequel elle a été reçue. Une impression papier ne suffit pas pour l'archivage.

La période de transition court jusqu'en 2027

Pour les opérations des années 2025 et 2026, les fournisseurs peuvent encore envoyer des factures papier ou, avec votre accord, des factures PDF (§ 27 Abs. 38 UStG). En 2027, cela ne vaut plus que pour les émetteurs dont le chiffre d'affaires total de l'année précédente ne dépassait pas 800 000 euros, et à partir de 2028 pour plus personne. La part de factures structurées reçues augmente donc progressivement. Un processus qui fonctionne aujourd'hui avec quelques cas isolés devrait d'ici là pouvoir traiter de grands volumes.