Получение электронных счетов: как организовать приём счетов с 2025 года

С 1 января 2025 года действует новое определение счёта в § 14 UStG. Согласно ему электронным счётом является только счёт, который выставлен, передан и получен в структурированном электронном формате и может обрабатываться электронным способом. PDF-файл по электронной почте к ним не относится. Как и бумажный счёт, он считается «прочим счётом».

Выставлять электронные счета большинство предприятий будет обязано только позже. Получать их каждое предприятие должно уметь уже сейчас, как только их присылает поставщик из Германии. Это относится и к малым предпринимателям, и к предприятиям с преимущественно освобождёнными от налога оборотами. Отправителю для этого не нужно согласие получателя.

Что считается электронным счётом

Формат должен соответствовать европейской норме EN 16931. В Германии это прежде всего XRechnung и гибридный формат ZUGFeRD начиная с версии 2.0.1. Профили ZUGFeRD MINIMUM и BASIC-WL, по мнению BMF, требованиям не отвечают. Счета на небольшие суммы до 250 евро и проездные билеты по-прежнему могут поступать как прочие счета.

Для получения достаточно почтового ящика

BMF считает достаточным, если для получения Вы предоставляете адрес электронной почты. Портал или особый канал передачи не предписаны. На практике имеет смысл завести отдельный адрес только для счетов, чтобы вложения не залёживались в личных почтовых ящиках.

Сложнее с чтением. XRechnung представляет собой XML-файл, который без подходящей программы почти никто не сможет проверить. Тем, кто ещё не пользуется бухгалтерской программой с функцией импорта, нужна как минимум программа просмотра, которая отображает файл в читаемом виде. В ZUGFeRD Вы видите обычный PDF, однако для налоговых целей определяющей является встроенная XML-часть.

Проверка, согласование, хранение

• Проверяйте обязательные реквизиты в структурированных данных и не полагайтесь только на визуальное представление.
• Определите, кто согласует счёт по существу и каким путём он попадает в бухгалтерию или налоговую консультацию.
• Храните электронный счёт в электронном виде в том формате, в котором он поступил. Бумажной распечатки для архива недостаточно.

Переходный период длится до 2027 года

По операциям 2025 и 2026 годов поставщики ещё могут присылать бумажные счета или, с Вашего согласия, счета в формате PDF (§ 27 Abs. 38 UStG). В 2027 году это допускается только для поставщиков, общий оборот которых в предыдущем году не превышал 800 000 евро, а с 2028 года ни для кого. Таким образом, доля структурированных счетов среди входящих растёт постепенно. Процесс, который сегодня работает с отдельными случаями, к этому времени должен справляться и с большими объёмами.