استلام الفواتير الإلكترونية: كيف تنظمون استقبال الفواتير منذ 2025

منذ 1 يناير 2025 يسري التعريف الجديد للفاتورة الوارد في § 14 UStG. وبموجبه لا تُعدّ الفاتورة إلكترونية إلا إذا أُصدرت وأُرسلت واستُلمت بصيغة إلكترونية منظَّمة، وأمكنت معالجتها إلكترونيًا. أما ملف PDF المرسل بالبريد الإلكتروني فلا يندرج ضمنها. فهو يُعامل، مثل الفاتورة الورقية، بوصفه „فاتورة أخرى“.

ولا يتعين على معظم المنشآت إصدار الفواتير الإلكترونية إلا لاحقًا. لكن يجب على كل شركة أن تكون قادرة على استلامها منذ الآن، بمجرد أن يرسلها مورّد محلي. ويسري ذلك أيضًا على صغار رواد الأعمال وعلى المنشآت التي تكون معظم مبيعاتها معفاة من الضريبة. ولا يحتاج المرسل في ذلك إلى موافقة المستلم.

ما الذي يُعدّ فاتورة إلكترونية

يجب أن تتوافق الصيغة مع المعيار الأوروبي EN 16931. وفي ألمانيا يعني ذلك أساسًا XRechnung والصيغة الهجينة ZUGFeRD بدءًا من الإصدار 2.0.1. أما ملفّا ZUGFeRD المسمّيان MINIMUM وBASIC-WL فلا يستوفيان المتطلبات وفقًا لرأي BMF. ويجوز أن تستمر فواتير المبالغ الصغيرة حتى 250 يورو وتذاكر السفر في الوصول بوصفها فاتورة أخرى.

صندوق بريد إلكتروني يكفي للاستلام

تقبل BMF بأن توفروا صندوق بريد إلكتروني للاستلام. ولا يُشترط وجود بوابة إلكترونية أو قناة نقل خاصة. وفي الممارسة العملية يُستحسن تخصيص عنوان مستقل للفواتير فقط، حتى لا تبقى المرفقات عالقة في صناديق البريد الشخصية.

أما القراءة فهي الأصعب. فـ XRechnung ملف XML يكاد لا يستطيع أحد تدقيقه دون برنامج مناسب. ومن لا يستخدم بعد برنامج محاسبة مزودًا بوظيفة استيراد، يحتاج على الأقل إلى عارض يعرض الملف بشكل مقروء. وفي ZUGFeRD ترون ملف PDF عاديًا، لكن الجزء المعتمد ضريبيًا هو جزء XML المدمج فيه.

التدقيق والاعتماد والحفظ

• تحققوا من البيانات الإلزامية في البيانات المنظمة، ولا تعتمدوا على العرض المرئي وحده.
• حددوا من يعتمد الفاتورة من حيث المضمون، وبأي طريق تصل إلى قسم المحاسبة أو مكتب المستشار الضريبي.
• احفظوا الفاتورة الإلكترونية إلكترونيًا بالصيغة التي وردت بها. فالنسخة الورقية المطبوعة لا تكفي للأرشيف.

الفترة الانتقالية مستمرة حتى 2027

بالنسبة إلى المبيعات في عامي 2025 و2026 يجوز للموردين أن يرسلوا فواتير ورقية أو، بموافقتكم، فواتير PDF (§ 27 Abs. 38 UStG). وفي عام 2027 لا يسري ذلك إلا على المُصدِرين الذين لم يتجاوز إجمالي مبيعاتهم في العام السابق 800.000 يورو، واعتبارًا من 2028 لا يسري على أحد. وهكذا ترتفع نسبة الفواتير المنظمة في البريد الوارد تدريجيًا. وينبغي لأي إجراء يعمل اليوم مع حالات فردية قليلة أن يكون قادرًا بحلول ذلك الوقت على التعامل مع كميات كبيرة أيضًا.