Odbieranie e-faktur: jak zorganizować wpływ faktur od 2025 roku

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje nowa definicja faktury w § 14 UStG. Zgodnie z nią fakturą elektroniczną jest już tylko faktura, która jest wystawiana, przesyłana i odbierana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym i pozwala na elektroniczne przetwarzanie. Plik PDF wysłany e-mailem do nich nie należy. Podobnie jak faktura papierowa jest on traktowany jako „inna faktura”.

Wystawiać e-faktury większość firm będzie musiała dopiero później. Odbierać je musi jednak każde przedsiębiorstwo już teraz, gdy tylko krajowy dostawca je wyśle. Dotyczy to także małych przedsiębiorców i firm z przeważającą sprzedażą zwolnioną z podatku. Nadawca nie potrzebuje do tego zgody odbiorcy.

Co uznaje się za e-fakturę

Format musi być zgodny z europejską normą EN 16931. W Niemczech są to przede wszystkim XRechnung i format hybrydowy ZUGFeRD od wersji 2.0.1. Profile ZUGFeRD MINIMUM i BASIC-WL według BMF nie spełniają wymagań. Faktury na niskie kwoty do 250 euro i bilety na przejazd mogą nadal przychodzić jako inna faktura.

Do odbioru wystarczy skrzynka e-mail

BMF uznaje za wystarczające udostępnienie do odbioru skrzynki e-mail. Portal ani szczególny kanał przesyłania nie są wymagane. W praktyce warto mieć osobny adres wyłącznie na faktury, aby załączniki nie utykały w osobistych skrzynkach.

Trudniejsze jest odczytanie. XRechnung to plik XML, którego bez odpowiedniego programu prawie nikt nie jest w stanie sprawdzić. Kto nie korzysta jeszcze z oprogramowania księgowego z funkcją importu, potrzebuje co najmniej przeglądarki, która wyświetli plik w czytelnej postaci. W przypadku ZUGFeRD widzą Państwo zwykły PDF, ale pod względem podatkowym rozstrzygająca jest osadzona część XML.

Sprawdzanie, zatwierdzanie, przechowywanie

• Prosimy kontrolować obowiązkowe dane w danych ustrukturyzowanych i nie polegać wyłącznie na wizualizacji.
• Prosimy ustalić, kto merytorycznie zatwierdza fakturę i jaką drogą trafia ona do księgowości lub kancelarii.
• Prosimy przechowywać e-fakturę elektronicznie w formacie, w którym wpłynęła. Wydruk papierowy nie wystarcza do archiwum.

Okres przejściowy trwa do 2027 roku

Za sprzedaż w latach 2025 i 2026 dostawcy mogą jeszcze wysyłać faktury papierowe lub, za Państwa zgodą, faktury PDF (§ 27 Abs. 38 UStG). W 2027 roku dotyczy to już tylko wystawców, których obrót całkowity w poprzednim roku wyniósł nie więcej niż 800 000 euro, a od 2028 roku nikogo. Udział faktur ustrukturyzowanych wśród przychodzących będzie więc stopniowo rósł. Procedura, która dziś działa przy kilku pojedynczych przypadkach, powinna do tego czasu poradzić sobie także z dużymi ilościami.