Отримання електронних рахунків: як організувати надходження рахунків з 2025 року

З 1 січня 2025 року діє нове визначення рахунку згідно з § 14 UStG. Відповідно до нього електронним рахунком є лише рахунок, який виставляється, передається та отримується в структурованому електронному форматі і може оброблятися електронними засобами. PDF-файл, надісланий електронною поштою, до них не належить. Він, як і паперовий рахунок, вважається «іншим рахунком».

Виставляти електронні рахунки більшість підприємств повинні буде лише пізніше. Проте отримувати їх кожне підприємство повинне вміти вже зараз, щойно постачальник у Німеччині їх надсилає. Це стосується також малих підприємців і підприємств з переважно звільненими від оподаткування операціями. Відправнику для цього не потрібна згода отримувача.

Що вважається електронним рахунком

Формат повинен відповідати європейській нормі EN 16931. У Німеччині це насамперед XRechnung і гібридний формат ZUGFeRD починаючи з версії 2.0.1. Профілі ZUGFeRD MINIMUM і BASIC-WL, на думку BMF, вимогам не відповідають. Рахунки на незначні суми до 250 євро та проїзні документи і надалі можуть надходити як інші рахунки.

Для отримання достатньо поштової скриньки

BMF вважає достатнім, якщо Ви надаєте для отримання електронну поштову скриньку. Портал чи особливий канал передачі не є обов’язковими. На практиці варто мати окрему адресу лише для рахунків, щоб вкладення не залишалися в особистих поштових скриньках.

Складніше з читанням. XRechnung це XML-файл, який без відповідної програми майже ніхто не зможе перевірити. Хто ще не користується бухгалтерським програмним забезпеченням з функцією імпорту, потребує принаймні програми перегляду, яка подає файл у читабельному вигляді. У ZUGFeRD Ви бачите звичайний PDF, але з податкового погляду визначальною є вбудована XML-частина.

Перевірка, затвердження, зберігання

• Перевіряйте обов’язкові дані в структурованих даних і не покладайтеся лише на візуальне подання.
• Визначте, хто затверджує рахунок по суті і яким шляхом він потрапляє до бухгалтерії або податкової консультації.
• Зберігайте електронний рахунок в електронному вигляді у форматі, в якому він надійшов. Паперової роздруківки для архіву недостатньо.

Перехідний період триває до 2027 року

За операціями у 2025 і 2026 роках постачальники ще можуть надсилати паперові рахунки або, за Вашою згодою, рахунки у форматі PDF (§ 27 Abs. 38 UStG). У 2027 році це діє лише для тих, хто виставляє рахунки й мав загальний оборот за попередній рік не більше 800.000 євро, а з 2028 року вже ні для кого. Отже, частка структурованих рахунків серед вхідних поступово зростає. Процес, який сьогодні працює з кількома поодинокими випадками, до того часу повинен справлятися і з великими обсягами.