Ricevere fatture elettroniche: come organizzare la ricezione delle fatture dal 2025

Dal 1° gennaio 2025 vale la nuova definizione di fattura del § 14 UStG. Secondo questa definizione una fattura elettronica è soltanto una fattura emessa, trasmessa e ricevuta in un formato elettronico strutturato e che può essere elaborata elettronicamente. Un file PDF inviato per e-mail non rientra in questa categoria. Come la fattura cartacea, conta come «altra fattura».

La maggior parte delle imprese dovrà emettere fatture elettroniche solo più avanti. Ogni impresa deve però essere già ora in grado di riceverle, non appena un fornitore nazionale le invia. Questo vale anche per i piccoli imprenditori e per le imprese con operazioni prevalentemente esenti da imposta. Il mittente non ha bisogno del consenso del destinatario.

Cosa conta come fattura elettronica

Il formato deve essere conforme alla norma europea EN 16931. In Germania si tratta soprattutto della XRechnung e del formato ibrido ZUGFeRD dalla versione 2.0.1. Secondo il BMF i profili ZUGFeRD MINIMUM e BASIC-WL non soddisfano i requisiti. Le fatture di importo ridotto fino a 250 euro e i titoli di viaggio possono continuare ad arrivare come altre fatture.

Per la ricezione basta una casella e-mail

Il BMF ritiene sufficiente che Lei metta a disposizione una casella e-mail per la ricezione. Non sono prescritti un portale o un canale di trasmissione particolare. In pratica conviene un indirizzo dedicato solo alle fatture, così che gli allegati non restino nelle caselle personali.

Più difficile è la lettura. Una XRechnung è un file XML che senza un programma adatto quasi nessuno è in grado di verificare. Chi non usa ancora un software di contabilità con funzione di importazione ha bisogno almeno di un visualizzatore che mostri il file in forma leggibile. Con ZUGFeRD vede un normale PDF, ma dal punto di vista fiscale fa fede la parte XML incorporata.

Verificare, approvare, conservare

• Controlli le indicazioni obbligatorie nei dati strutturati e non si affidi solo alla visualizzazione.
• Stabilisca chi approva una fattura nel merito e per quale via arriva alla contabilità o allo studio di consulenza fiscale.
• Conservi la fattura elettronica in formato elettronico, nel formato in cui è pervenuta. Una stampa cartacea non basta per l'archivio.

Il periodo transitorio dura fino al 2027

Per le operazioni degli anni 2025 e 2026 i fornitori possono ancora inviare fatture cartacee o, con il Suo consenso, in PDF (§ 27 Abs. 38 UStG). Nel 2027 questo vale solo per gli emittenti il cui fatturato complessivo dell'anno precedente non superava 800.000 euro, dal 2028 per nessuno. La quota di fatture strutturate in entrata aumenta quindi gradualmente. Una procedura che oggi funziona con pochi casi isolati dovrebbe essere in grado, entro allora, di gestire anche grandi volumi.