Recibir facturas electrónicas: cómo organizar la entrada de facturas desde 2025

Desde el 1 de enero de 2025 rige la nueva definición de factura del § 14 UStG. Según ella, una factura electrónica es únicamente una factura que se emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado y que puede procesarse electrónicamente. Un archivo PDF enviado por correo electrónico no lo es. Al igual que la factura en papel, se considera «otra factura».

La mayoría de las empresas no tendrán que emitir facturas electrónicas hasta más adelante. Pero todas las empresas deben poder recibirlas ya ahora, en cuanto un proveedor nacional las envíe. Esto se aplica también a los pequeños empresarios y a las empresas con operaciones mayoritariamente exentas de impuestos. El remitente no necesita para ello el consentimiento del destinatario.

Qué se considera factura electrónica

El formato debe ajustarse a la norma europea EN 16931. En Alemania se trata sobre todo de la XRechnung y del formato híbrido ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1. Según el BMF, los perfiles MINIMUM y BASIC-WL de ZUGFeRD no cumplen los requisitos. Las facturas de pequeño importe de hasta 250 euros y los billetes de transporte pueden seguir llegando como otra factura.

Para la recepción basta con un buzón de correo electrónico

El BMF considera suficiente que usted habilite un buzón de correo electrónico para la recepción. No se exige un portal ni una vía de transmisión especial. En la práctica, conviene tener una dirección propia solo para facturas, para que los archivos adjuntos no se queden olvidados en buzones personales.

Más difícil es leerlas. Una XRechnung es un archivo XML que casi nadie puede revisar sin el programa adecuado. Quien todavía no utilice un software de contabilidad con función de importación necesita al menos un visor que muestre el archivo de forma legible. Con ZUGFeRD verá un PDF normal, pero lo determinante a efectos fiscales es la parte XML incrustada.

Revisar, aprobar, conservar

• Compruebe los datos obligatorios en los datos estructurados y no se fíe únicamente de la representación visual.
• Defina quién aprueba una factura en cuanto al fondo y por qué vía llega a la contabilidad o a la asesoría.
• Conserve la factura electrónica en formato electrónico, en el formato en que se recibió. Una copia impresa en papel no basta para el archivo.

El periodo transitorio dura hasta 2027

Por las operaciones de los años 2025 y 2026, los proveedores pueden seguir enviando facturas en papel o, con su consentimiento, en PDF (§ 27 Abs. 38 UStG). En 2027 esto solo se aplica a los emisores cuya facturación total del año anterior no superó los 800.000 euros, y a partir de 2028 ya a nadie. Por tanto, la proporción de facturas estructuradas recibidas aumenta de forma escalonada. Un proceso que hoy funciona con unos pocos casos aislados debería poder gestionar también grandes volúmenes para entonces.