E-Rechnung empfangen: So organisieren Sie den Rechnungseingang seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die neue Rechnungsdefinition des § 14 UStG. Eine elektronische Rechnung ist danach nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt. Eine PDF-Datei per E-Mail gehört nicht dazu. Sie zählt wie die Papierrechnung als „sonstige Rechnung“.

Ausstellen müssen die meisten Betriebe E-Rechnungen erst später. Empfangen können muss sie jedes Unternehmen schon jetzt, sobald ein inländischer Lieferant sie schickt. Das gilt auch für Kleinunternehmer und für Betriebe mit überwiegend steuerfreien Umsätzen. Der Absender braucht dafür keine Zustimmung des Empfängers.

Was als E-Rechnung zählt

Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nach Auffassung des BMF nicht. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen weiterhin als sonstige Rechnung kommen.

Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang

Das BMF lässt es genügen, wenn Sie für den Empfang ein E-Mail-Postfach bereitstellen. Ein Portal oder ein besonderer Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben. In der Praxis lohnt sich eine eigene Adresse nur für Rechnungen, damit die Anhänge nicht in persönlichen Postfächern liegen bleiben.

Schwieriger ist das Lesen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die ohne passendes Programm kaum jemand prüfen kann. Wer noch keine Buchhaltungssoftware mit Importfunktion nutzt, braucht zumindest einen Viewer, der die Datei lesbar darstellt. Bei ZUGFeRD sehen Sie ein gewöhnliches PDF, steuerlich maßgeblich ist aber der eingebettete XML-Teil.

Prüfen, freigeben, aufbewahren

• Kontrollieren Sie die Pflichtangaben in den strukturierten Daten und verlassen Sie sich nicht allein auf die Sichtdarstellung.
• Legen Sie fest, wer eine Rechnung sachlich freigibt und auf welchem Weg sie zur Buchhaltung oder Kanzlei gelangt.
• Bewahren Sie die E-Rechnung elektronisch in dem Format auf, in dem sie eingegangen ist. Ein Papierausdruck genügt für das Archiv nicht.

Die Übergangszeit läuft bis 2027

Für Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 dürfen Lieferanten noch Papier oder, mit Ihrer Zustimmung, PDF-Rechnungen schicken (§ 27 Abs. 38 UStG). Im Jahr 2027 gilt das nur noch für Aussteller, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug, ab 2028 für niemanden mehr. Der Anteil strukturierter Rechnungen im Eingang steigt also schrittweise. Ein Ablauf, der heute mit wenigen Einzelfällen funktioniert, sollte bis dahin auch große Mengen bewältigen.