2025 GoBD değişikliği: E-faturaların arşivlenmesinde artık neler geçerli

Federal Maliye Bakanlığı (Bundesfinanzministerium), 14 Temmuz 2025 tarihli genelgeyle GoBD'yi ikinci kez değiştirdi. Bu ilkeler; defterlerin, kayıtların ve belgelerin elektronik ortamda nasıl tutulacağını ve saklanacağını ve vergi denetiminin verilere nasıl erişeceğini düzenler. Değişikliğin başlıca nedeni, Almanya'daki şirketlerin 1 Ocak 2025'ten bu yana alabilmek zorunda olduğu e-faturadır. Değiştirilmiş hali 14 Temmuz 2025'ten bu yana geçerli.

Yapılandırılmış bölüm yeterli

BMF, § 14 Abs. 1 UStG'ye göre e-faturalar için GoBD'nin diğer gereksinimleri karşılandığı sürece yapılandırılmış bölümün saklanmasının yeterli olduğunu açıkça belirtiyor. Bir XRechnung'da bu XML dosyasıdır. Muhasebe programınızın bundan oluşturduğu görüntülenebilir sürümü ayrıca arşivlemeniz gerekmez.

ZUGFeRD gibi hibrit formatlarda XML dosyası bir PDF'nin içindedir. Görüntü bölümünü yalnızca XML bölümünde bulunmayan veya ondan farklı olan vergisel açıdan önemli bilgiler içeriyorsa saklamanız gerekir. BMF örnek olarak muhasebe kayıt notlarını veya nitelikli elektronik imzayı sayıyor.

Format ve dönüştürme

Gelen elektronik belgeler, alındıkları formatta saklanmalıdır. Faturaları içe aktarırken dönüştüren kişi, XML bölümünün makine tarafından değerlendirilebilirliğini kaybetmemelidir. Bu nedenle faturaların yazdırıldığı, tarandığı veya doküman arşivine yalnızca PDF olarak aktarıldığı eski iş akışları e-faturaya uymaz.

Veri erişimi ve ödeme kanıtları

Dolaylı veri erişiminde maliye idaresi, verileri kendinizin veya üçüncü bir kişinin değerlendirmesini ve sonucun kendisine sunulmasını ya da salt okuma erişimi verilmesini talep edebilir. Yalnızca kullanılan sistemin zaten sunduğu değerlendirmeler talep edilebilir. Ayrıca bir ödeme hizmeti sağlayıcısının elektronik bir ödemeye ilişkin belirli teknik kanıtlarının artık saklanması gerekmiyor.

Muhasebe belgeleri için sekiz yıl

GoBD'den bağımsız olarak 1 Ocak 2025'ten bu yana daha kısa bir saklama süresi geçerli. Faturalar dahil muhasebe belgeleri on yerine sekiz yıl saklanmalıdır (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Yeni süre, saklama süresi 31 Aralık 2024'te henüz dolmamış olan tüm belgeler için geçerlidir. Kredi kuruluşları, sigortalar ve menkul kıymet kuruluşları için bir yıl sonra uygulanır.

Uygulamada bunun anlamı şudur: Yazılım sağlayıcınızla veya vergi bürosunuzla arşivin XML dosyasını değiştirmeden saklayıp saklamadığını netleştirin ve e-faturanın geliş yolunu süreç belgelerine ekleyin.