Modification des GoBD 2025 : ce qui s'applique désormais à l'archivage des factures électroniques

Par une circulaire du 14 juillet 2025, le ministère fédéral des Finances (Bundesfinanzministerium) a modifié les GoBD pour la deuxième fois. Ces principes fixent la manière dont les livres, les enregistrements et les pièces justificatives doivent être tenus et conservés sous forme électronique, et comment le contrôle fiscal accède aux données. La raison principale est la facture électronique, que les entreprises établies en Allemagne doivent pouvoir recevoir depuis le 1er janvier 2025. La version modifiée s'applique depuis le 14 juillet 2025.

La partie structurée suffit

Pour les factures électroniques au sens du § 14 Abs. 1 UStG, le BMF précise qu'il suffit de conserver la partie structurée, à condition que les autres exigences des GoBD soient respectées. Pour une XRechnung, il s'agit du fichier XML. Vous n'avez pas à archiver en plus une représentation visuelle générée à partir de celui-ci par votre logiciel de comptabilité.

Dans les formats hybrides comme ZUGFeRD, le fichier XML est intégré dans un PDF. Vous ne devez conserver la partie image que si elle contient des informations fiscalement pertinentes qui sont absentes de la partie XML ou qui s'en écartent. Le BMF cite comme exemples des mentions comptables ou une signature électronique qualifiée.

Format et conversion

Les pièces électroniques reçues doivent être conservées dans le format dans lequel elles ont été reçues. Si vous convertissez des factures lors de l'import, la partie XML doit rester exploitable par machine. Les anciens processus dans lesquels les factures sont imprimées, scannées ou versées dans l'archive documentaire uniquement en PDF ne sont donc pas adaptés à la facture électronique.

Accès aux données et justificatifs de paiement

Dans le cadre de l'accès indirect aux données, l'administration fiscale peut exiger que vous analysiez les données vous-même ou par l'intermédiaire d'un tiers et que vous lui fournissiez le résultat, ou que vous lui accordiez un accès en lecture seule. Seules peuvent être exigées les analyses que le système utilisé propose déjà. En outre, certains justificatifs techniques d'un prestataire de paiement relatifs à un paiement électronique n'ont plus à être conservés.

Huit ans pour les pièces comptables

Indépendamment des GoBD, un délai de conservation plus court s'applique depuis le 1er janvier 2025. Les pièces comptables, dont les factures, doivent être conservées huit ans au lieu de dix (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Le nouveau délai s'applique à tous les documents dont le délai de conservation n'avait pas encore expiré au 31 décembre 2024. Pour les établissements de crédit, les assurances et les entreprises d'investissement, il s'applique un an plus tard.

En pratique, cela signifie : vérifiez avec votre éditeur de logiciel ou votre cabinet si l'archive enregistre le fichier XML sans modification, et intégrez le circuit de réception des factures électroniques dans la documentation des procédures.