Modificarea GoBD din 2025: ce se aplică acum la arhivarea facturilor electronice

Prin circulara din 14 iulie 2025, Ministerul Federal de Finanțe (Bundesfinanzministerium) a modificat GoBD pentru a doua oară. Aceste principii reglementează modul în care registrele, evidențele și documentele justificative trebuie ținute și păstrate electronic și modul în care inspecția fiscală accesează datele. Motivul principal este factura electronică, pe care firmele din Germania trebuie să o poată primi din 1 ianuarie 2025. Versiunea modificată se aplică din 14 iulie 2025.

Partea structurată este suficientă

Pentru facturile electronice conform § 14 Abs. 1 UStG, BMF clarifică faptul că este suficientă păstrarea părții structurate, cu condiția ca celelalte cerințe ale GoBD să fie îndeplinite. La o XRechnung, aceasta este fișierul XML. O reprezentare vizuală generată de programul dumneavoastră de contabilitate nu trebuie arhivată suplimentar.

La formatele hibride, precum ZUGFeRD, fișierul XML se află într-un PDF. Partea de imagine trebuie păstrată doar dacă aceasta conține informații relevante fiscal care lipsesc din partea XML sau diferă de aceasta. Ca exemple, BMF menționează mențiunile contabile sau o semnătură electronică calificată.

Format și conversie

Documentele electronice primite trebuie păstrate în formatul în care au fost primite. Cine convertește facturile la import nu are voie să piardă prin aceasta posibilitatea de prelucrare automată a părții XML. De aceea, procedurile mai vechi, în care facturile sunt tipărite, scanate sau preluate în arhiva de documente doar ca PDF, nu se potrivesc cu factura electronică.

Accesul la date și dovezile de plată

La accesul indirect la date, administrația fiscală poate cere să analizați datele personal sau prin intermediul unui terț și să îi puneți la dispoziție rezultatul ori să îi acordați acces doar pentru citire. Pot fi cerute doar analizele pe care sistemul utilizat le oferă deja. În plus, anumite dovezi tehnice ale unui furnizor de servicii de plată privind o plată electronică nu mai trebuie păstrate.

Opt ani pentru documentele contabile

Independent de GoBD, din 1 ianuarie 2025 se aplică un termen de păstrare mai scurt. Documentele contabile, inclusiv facturile, trebuie păstrate opt ani în loc de zece (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Noul termen se aplică tuturor documentelor al căror termen de păstrare nu expirase încă la 31 decembrie 2024. Pentru instituțiile de credit, societățile de asigurare și firmele de investiții, acesta se aplică un an mai târziu.

În practică, aceasta înseamnă: clarificați cu furnizorul de software sau cu biroul de consultanță fiscală dacă arhiva stochează fișierul XML nemodificat și includeți calea de primire a facturii electronice în documentația procedurilor.