Zmiana GoBD 2025: co obowiązuje teraz przy archiwizacji e-faktur

Pismem z 14 lipca 2025 roku Federalne Ministerstwo Finansów (Bundesfinanzministerium) po raz drugi zmieniło GoBD. Zasady te określają, jak elektronicznie prowadzić i przechowywać księgi, zapisy i dokumenty oraz w jaki sposób kontrola podatkowa uzyskuje dostęp do danych. Powodem jest przede wszystkim e-faktura, którą przedsiębiorstwa w Niemczech muszą być w stanie odbierać od 1 stycznia 2025 roku. Zmienione brzmienie obowiązuje od 14 lipca 2025 roku.

Wystarczy część ustrukturyzowana

W przypadku e-faktur według § 14 Abs. 1 UStG BMF wyjaśnia, że wystarczy przechowywać część ustrukturyzowaną, o ile spełnione są pozostałe wymogi GoBD. W przypadku XRechnung jest to plik XML. Wizualizacji, którą generuje z niego Państwa program księgowy, nie trzeba dodatkowo archiwizować.

W formatach hybrydowych, takich jak ZUGFeRD, plik XML jest osadzony w pliku PDF. Część graficzną trzeba przechowywać tylko wtedy, gdy zawiera istotne podatkowo informacje, których brakuje w części XML lub które się od niej różnią. Jako przykłady BMF podaje adnotacje księgowe lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Format i konwersja

Przychodzące dokumenty elektroniczne należy przechowywać w formacie, w którym zostały otrzymane. Kto konwertuje faktury podczas importu, nie może przy tym utracić możliwości maszynowego przetwarzania części XML. Starsze procedury, w których faktury są drukowane, skanowane lub przenoszone do archiwum dokumentów tylko jako PDF, nie pasują więc do e-faktur.

Dostęp do danych i potwierdzenia płatności

W ramach pośredniego dostępu do danych administracja skarbowa może zażądać, aby przeanalizowali Państwo dane sami lub za pośrednictwem osoby trzeciej i udostępnili jej wynik albo przyznali dostęp tylko do odczytu. Można żądać wyłącznie analiz, które wykorzystywany system już oferuje. Ponadto nie trzeba już przechowywać niektórych technicznych potwierdzeń dostawcy usług płatniczych dotyczących płatności elektronicznej.

Osiem lat dla dowodów księgowych

Niezależnie od GoBD od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje krótszy okres przechowywania. Dowody księgowe, w tym faktury, należy przechowywać osiem zamiast dziesięciu lat (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Nowy okres dotyczy wszystkich dokumentów, których okres przechowywania nie upłynął jeszcze 31 grudnia 2024 roku. W przypadku instytucji kredytowych, ubezpieczycieli i firm inwestycyjnych obowiązuje on rok później.

W praktyce oznacza to: prosimy ustalić z dostawcą oprogramowania lub kancelarią, czy archiwum zapisuje plik XML w niezmienionej postaci, i uwzględnić drogę wpływu e-faktury w dokumentacji procedur.