Modifica dei GoBD 2025: cosa vale ora per l'archiviazione delle fatture elettroniche

Con la circolare del 14 luglio 2025 il Ministero federale delle finanze (Bundesfinanzministerium) ha modificato i GoBD per la seconda volta. Questi principi stabiliscono come tenere e conservare in formato elettronico libri, registrazioni e documenti contabili e come la verifica fiscale accede ai dati. L'occasione è soprattutto la fattura elettronica, che le imprese in Germania devono essere in grado di ricevere dal 1° gennaio 2025. La versione modificata si applica dal 14 luglio 2025.

Basta la parte strutturata

Per le fatture elettroniche ai sensi del § 14 Abs. 1 UStG il BMF chiarisce che è sufficiente conservare la parte strutturata, purché siano soddisfatti gli altri requisiti dei GoBD. Nel caso di una XRechnung si tratta del file XML. Non è necessario archiviare in aggiunta una visualizzazione generata dal Suo programma di contabilità.

Nei formati ibridi come ZUGFeRD il file XML è contenuto in un PDF. La parte grafica va conservata solo se contiene informazioni fiscalmente rilevanti che mancano nella parte XML o se ne discostano. Come esempi il BMF cita annotazioni contabili o una firma elettronica qualificata.

Formato e conversione

I documenti elettronici in entrata vanno conservati nel formato in cui sono stati ricevuti. Chi converte le fatture durante l'importazione non deve perdere l'elaborabilità automatica della parte XML. Le procedure più vecchie, in cui le fatture vengono stampate, scansionate o acquisite nell'archivio documentale solo come PDF, non sono quindi compatibili con la fattura elettronica.

Accesso ai dati e prove di pagamento

Nell'accesso indiretto ai dati l'amministrazione finanziaria può chiedere che Lei analizzi i dati personalmente o tramite terzi e le metta a disposizione il risultato, oppure che le conceda un accesso in sola lettura. Possono essere richieste solo le analisi che il sistema utilizzato già offre. Inoltre non è più necessario conservare determinate prove tecniche di un fornitore di servizi di pagamento relative a un pagamento elettronico.

Otto anni per i documenti contabili

Indipendentemente dai GoBD, dal 1° gennaio 2025 vale un termine di conservazione più breve. I documenti contabili, tra cui le fatture, vanno conservati per otto anni anziché dieci (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Il nuovo termine vale per tutti i documenti il cui termine di conservazione non era ancora scaduto al 31 dicembre 2024. Per enti creditizi, assicurazioni e imprese di investimento si applica un anno dopo.

In pratica significa: chiarisca con il Suo fornitore di software o con il Suo studio di consulenza fiscale se l'archivio salva il file XML senza modifiche e inserisca il canale di ricezione della fattura elettronica nella documentazione delle procedure.