Изменение GoBD 2025: что теперь действует при архивировании электронных счетов

Письмом от 14 июля 2025 года Федеральное министерство финансов (Bundesfinanzministerium) во второй раз изменило GoBD. Эти принципы регулируют, как вести и хранить книги, записи и документы в электронном виде и как налоговая проверка получает доступ к данным. Поводом прежде всего стали электронные счета, которые предприятия в Германии обязаны уметь получать с 1 января 2025 года. Изменённая редакция действует с 14 июля 2025 года.

Достаточно структурированной части

Для электронных счетов по § 14 Abs. 1 UStG BMF разъясняет, что достаточно хранить структурированную часть, если выполнены остальные требования GoBD. Для XRechnung это XML-файл. Визуальное представление, которое создаёт из него Ваша бухгалтерская программа, архивировать дополнительно не нужно.

В гибридных форматах, таких как ZUGFeRD, XML-файл встроен в PDF. Графическую часть нужно хранить, только если она содержит значимую для налогообложения информацию, которой нет в XML-части или которая от неё отличается. В качестве примеров BMF называет бухгалтерские пометки или квалифицированную электронную подпись.

Формат и преобразование

Входящие электронные документы нужно хранить в том формате, в котором они получены. Тот, кто преобразует счета при импорте, не должен при этом терять возможность машинной обработки XML-части. Поэтому прежние процессы, при которых счета распечатываются, сканируются или переносятся в архив документов только в виде PDF, не подходят для электронных счетов.

Доступ к данным и подтверждения платежей

При опосредованном доступе к данным финансовая администрация может потребовать, чтобы Вы сами или через третье лицо обработали данные и предоставили ей результат или открыли доступ только для чтения. Требовать можно лишь такие выборки, которые используемая система уже предлагает. Кроме того, определённые технические подтверждения платёжного сервиса об электронном платеже больше хранить не нужно.

Восемь лет для бухгалтерских документов

Независимо от GoBD с 1 января 2025 года действует более короткий срок хранения. Бухгалтерские документы, в том числе счета, нужно хранить восемь лет вместо десяти (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Новый срок распространяется на все документы, срок хранения которых на 31 декабря 2024 года ещё не истёк. Для кредитных организаций, страховых компаний и инвестиционных фирм он применяется на год позже.

На практике это означает: выясните у поставщика программного обеспечения или в налоговой консультации, сохраняет ли архив XML-файл без изменений, и включите путь поступления электронных счетов в документацию процессов.