Зміни GoBD 2025: що тепер діє щодо архівування електронних рахунків

Листом від 14 липня 2025 року Федеральне міністерство фінансів (Bundesfinanzministerium) вдруге змінило GoBD. Ці принципи визначають, як в електронному вигляді вести й зберігати облікові книги, записи та первинні документи і як податкова перевірка отримує доступ до даних. Приводом стали насамперед електронні рахунки, які підприємства в Німеччині з 1 січня 2025 року повинні вміти отримувати. Змінена редакція діє з 14 липня 2025 року.

Достатньо структурованої частини

Щодо електронних рахунків згідно з § 14 Abs. 1 UStG BMF роз’яснює, що достатньо зберігати структуровану частину, якщо виконано інші вимоги GoBD. Для XRechnung це XML-файл. Візуальне подання, яке створює з нього Ваша бухгалтерська програма, додатково архівувати не потрібно.

У гібридних форматах, як-от ZUGFeRD, XML-файл міститься в PDF. Графічну частину потрібно зберігати лише тоді, коли вона містить податково значущу інформацію, якої немає в XML-частині або яка від неї відрізняється. Як приклади BMF називає бухгалтерські позначки або кваліфікований електронний підпис.

Формат і перетворення

Вхідні електронні документи потрібно зберігати у форматі, в якому їх було отримано. Хто перетворює рахунки під час імпорту, не повинен при цьому втратити можливість машинної обробки XML-частини. Тому старі процеси, за яких рахунки друкують, сканують або переносять до архіву документів лише як PDF, не підходять для електронних рахунків.

Доступ до даних і підтвердження платежів

У разі опосередкованого доступу до даних податкова адміністрація може вимагати, щоб Ви самі або через третю особу проаналізували дані й надали їй результат або надали доступ лише для читання. Вимагати можна лише такі аналізи, які вже пропонує використовувана система. Крім того, певні технічні підтвердження платіжного сервісу щодо електронного платежу більше не потрібно зберігати.

Вісім років для бухгалтерських документів

Незалежно від GoBD з 1 січня 2025 року діє коротший строк зберігання. Бухгалтерські документи, зокрема рахунки, потрібно зберігати вісім років замість десяти (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Новий строк діє для всіх документів, строк зберігання яких на 31 грудня 2024 року ще не сплив. Для кредитних установ, страхових компаній та інвестиційних фірм він застосовується на рік пізніше.

На практиці це означає: з’ясуйте з постачальником програмного забезпечення або своєю податковою консультацією, чи зберігає архів XML-файл без змін, і внесіть шлях надходження електронних рахунків до процесної документації.