GoBD-Änderung 2025: Was bei der Archivierung von E-Rechnungen jetzt gilt

Mit Schreiben vom 14. Juli 2025 hat das Bundesfinanzministerium die GoBD zum zweiten Mal geändert. Die Grundsätze regeln, wie Bücher, Aufzeichnungen und Belege elektronisch zu führen und aufzubewahren sind und wie die Betriebsprüfung auf die Daten zugreift. Anlass ist vor allem die E-Rechnung, die Unternehmen im Inland seit 1. Januar 2025 empfangen können müssen. Die geänderte Fassung gilt seit dem 14. Juli 2025.

Der strukturierte Teil genügt

Für E-Rechnungen nach § 14 Abs. 1 UStG stellt das BMF klar, dass es ausreicht, den strukturierten Teil aufzubewahren, sofern die übrigen Anforderungen der GoBD erfüllt sind. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei. Eine Sichtdarstellung, die Ihr Buchhaltungsprogramm daraus erzeugt, müssen Sie nicht zusätzlich archivieren.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD steckt die XML-Datei in einem PDF. Den Bildteil müssen Sie nur dann aufbewahren, wenn er steuerlich relevante Informationen enthält, die im XML-Teil fehlen oder davon abweichen. Als Beispiele nennt das BMF Buchungsvermerke oder eine qualifizierte elektronische Signatur.

Format und Umwandlung

Eingehende elektronische Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden. Wer Rechnungen beim Import umwandelt, darf dabei die maschinelle Auswertbarkeit des XML-Teils nicht verlieren. Ältere Abläufe, bei denen Rechnungen gedruckt, gescannt oder nur als PDF ins Dokumentenarchiv übernommen werden, passen deshalb nicht zur E-Rechnung.

Datenzugriff und Zahlungsnachweise

Beim mittelbaren Datenzugriff kann die Finanzverwaltung verlangen, dass Sie die Daten selbst oder durch einen Dritten auswerten und ihr das Ergebnis bereitstellen oder einen Nur-Lesezugriff einräumen. Verlangt werden dürfen nur Auswertungen, die das eingesetzte System bereits bietet. Außerdem müssen bestimmte technische Nachweise eines Zahlungsdienstleisters zu einer elektronischen Zahlung nicht mehr aufbewahrt werden.

Acht Jahre für Buchungsbelege

Unabhängig von den GoBD gilt seit 1. Januar 2025 eine kürzere Aufbewahrungsfrist. Buchungsbelege, darunter Rechnungen, sind acht statt zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Die neue Frist gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute greift sie ein Jahr später.

In der Praxis heißt das: Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter oder Ihrer Kanzlei, ob das Archiv die XML-Datei unverändert speichert, und nehmen Sie den Eingangsweg der E-Rechnung in die Verfahrensdokumentation auf.