Modificación de las GoBD en 2025: qué se aplica ahora al archivo de facturas electrónicas

Mediante circular del 14 de julio de 2025, el Ministerio Federal de Hacienda (Bundesfinanzministerium) modificó por segunda vez las GoBD. Estos principios regulan cómo deben llevarse y conservarse electrónicamente los libros, registros y justificantes y cómo accede la inspección fiscal a los datos. El motivo es sobre todo la factura electrónica, que las empresas en Alemania deben poder recibir desde el 1 de enero de 2025. La versión modificada se aplica desde el 14 de julio de 2025.

Basta con la parte estructurada

Para las facturas electrónicas según el § 14 Abs. 1 UStG, el BMF aclara que basta con conservar la parte estructurada, siempre que se cumplan los demás requisitos de las GoBD. En una XRechnung, se trata del archivo XML. No es necesario archivar además una representación visual generada a partir de él por su programa de contabilidad.

En los formatos híbridos como ZUGFeRD, el archivo XML está incrustado en un PDF. Solo tiene que conservar la parte gráfica si contiene información con relevancia fiscal que falte en la parte XML o difiera de ella. Como ejemplos, el BMF menciona anotaciones contables o una firma electrónica cualificada.

Formato y conversión

Los justificantes electrónicos recibidos deben conservarse en el formato en que se recibieron. Quien convierte las facturas al importarlas no debe perder la posibilidad de evaluar automáticamente la parte XML. Por eso, los procesos antiguos en los que las facturas se imprimen, se escanean o se incorporan al archivo documental solo como PDF no son compatibles con la factura electrónica.

Acceso a los datos y justificantes de pago

En el acceso indirecto a los datos, la Administración tributaria puede exigir que usted mismo o un tercero evalúe los datos y le facilite el resultado, o que le conceda un acceso de solo lectura. Solo pueden exigirse evaluaciones que el sistema utilizado ya ofrezca. Además, ya no es necesario conservar determinados justificantes técnicos de un proveedor de servicios de pago relativos a un pago electrónico.

Ocho años para los justificantes contables

Con independencia de las GoBD, desde el 1 de enero de 2025 rige un plazo de conservación más corto. Los justificantes contables, entre ellos las facturas, deben conservarse ocho años en lugar de diez (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). El nuevo plazo se aplica a todos los documentos cuyo plazo de conservación no hubiera vencido aún el 31 de diciembre de 2024. Para las entidades de crédito, las aseguradoras y las empresas de servicios de inversión se aplica un año más tarde.

En la práctica, esto significa: aclare con su proveedor de software o su asesoría si el archivo guarda el archivo XML sin modificaciones e incluya la vía de entrada de la factura electrónica en la documentación del procedimiento.