E-Rechnung ausstellen ab 2027: Was die 800.000-Euro-Grenze bedeutet

Die Übergangsregeln für die E-Rechnung enden in zwei Stufen. Für Umsätze bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen anderen inländischen Unternehmen noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen schicken. Ab 1. Januar 2027 gilt diese Erleichterung nur noch für einen Teil der Betriebe (§ 27 Abs. 38 UStG).

Die 800.000-Euro-Grenze

Wer im Kalenderjahr 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt, muss für Umsätze ab 2027 an andere inländische Unternehmer E-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG und damit auch der Umsatz mit Privatkunden. Ein Handwerksbetrieb, der überwiegend für Privathaushalte arbeitet, kann die Grenze also überschreiten, obwohl er nur wenige gewerbliche Auftraggeber hat.

Unternehmen bis 800.000 Euro dürfen für Umsätze im Jahr 2027 weiter Papier oder, mit Zustimmung, PDF verwenden, sofern die Rechnung bis 31. Dezember 2027 übermittelt wird. Eine eigene Übergangsregel bis Ende 2027 gibt es außerdem für Rechnungen im EDI-Verfahren, unabhängig vom Umsatz. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.

Dauerhaft ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Rechnungen an Privatkunden betrifft die Pflicht ohnehin nicht. Empfangen können müssen E-Rechnungen aber alle Unternehmen, auch wenn sie selbst noch nicht ausstellen müssen.

Das dritte BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026

Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2026 ein drittes Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es ergänzt die Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Unter anderem konkretisiert es die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil und enthält Erleichterungen für Bauleistungen sowie für Anzahlungs- und Endrechnungen. E-Rechnungen, die bis 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den beiden älteren Schreiben entsprechen, werden nicht beanstandet. Die gesetzlichen Umstellungstermine verschiebt das Schreiben nicht.

Was bis Jahresende zu klären ist

• Den Gesamtumsatz 2026 hochrechnen und prüfen, ob die Grenze überschritten wird.
• Mit dem Anbieter der Rechnungssoftware klären, ob sie XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil erzeugt (nicht MINIMUM oder BASIC-WL).
• Bei Geschäftskunden die Adresse für den Empfang von E-Rechnungen erfragen und in den Stammdaten hinterlegen.
• Den Ablauf für Abschlags- und Schlussrechnungen festlegen, für die das neue BMF-Schreiben eigene Regeln enthält.

Die DELA bereitet zu diesem Thema eine Weiterbildung zur E-Rechnung vor.